Case study Nha khoa chuỗi 3 chi nhánh dùng BEEDONI: Hành trình chuẩn hóa từ sổ sách giấy sang vận hành số

Bối cảnh: ba chi nhánh, ba cách vận hành riêng biệt

Chuỗi nha khoa trong câu chuyện này có ba chi nhánh, mỗi chi nhánh vận hành độc lập với sổ sách ghi lịch hẹn riêng và nhóm chat Zalo riêng để lễ tân trao đổi với khách hàng. Mô hình này hoạt động được khi quy mô còn nhỏ, nhưng khi số lượng khách hàng tăng lên, ban giám đốc ngày càng khó nắm được bức tranh vận hành tổng thể của cả ba cơ sở cùng lúc.

Quyết định triển khai BEEDONI được đưa ra sau khi nhận thấy ba vấn đề lặp lại: tỷ lệ bỏ hẹn cao do nhắc lịch thủ công không nhất quán, không có báo cáo tổng hợp để so sánh hiệu quả giữa các chi nhánh, và rủi ro mất dữ liệu khi lễ tân nghỉ việc.

Lộ trình triển khai ba giai đoạn

Chi tiết triển khai từng giai đoạn

1. 1Giai đoạn 1: toàn bộ hồ sơ bệnh nhân từ sổ sách giấy được số hóa và nhập vào Bee CRM, với mỗi bệnh nhân có một hồ sơ duy nhất bất kể đã khám ở chi nhánh nào.
2. 2Giai đoạn 2: Nhắn tin đa kênh được kết nối với Zalo OA của cả ba chi nhánh, Trợ lý AI tư vấn dịch vụ cơ bản, Tổng đài Voice AI nhắc lịch hẹn tự động trước mỗi buổi khám.
3. 3Giai đoạn 3: Dashboard tổng hợp hiển thị doanh thu, tỷ lệ bỏ hẹn và hiệu suất từng bác sĩ theo thời gian thực cho ban giám đốc.

“Chúng tôi không muốn thay đổi mọi thứ cùng lúc và khiến đội ngũ choáng ngợp. Mỗi giai đoạn giải quyết đúng một vấn đề cụ thể, và đội ngũ có thời gian thích nghi trước khi bước tiếp.”

Kết quả ghi nhận sau ba giai đoạn triển khai

Kết quả rõ rệt nhất không chỉ nằm ở việc giảm tỷ lệ bỏ hẹn, mà còn ở khả năng ban giám đốc lần đầu tiên so sánh được hiệu quả vận hành giữa ba chi nhánh trên cùng một thước đo, từ đó nhân rộng cách làm hiệu quả từ chi nhánh tốt nhất sang các cơ sở còn lại.

Xem thêm giải pháp đầy đủ tại Nha khoa & Y tế.

Kết luận

Tham khảo bảng giá nếu chuỗi phòng khám của bạn đang trong tình trạng vận hành phân tán tương tự.