Bối cảnh: phàn nàn lặp lại về việc khó gọi điện đặt lịch

Thẩm mỹ viện trong câu chuyện có quy mô vừa, một đường dây điện thoại duy nhất do lễ tân trực tiếp tiếp nhận. Vào các khung giờ đông khách, đặc biệt cuối tuần, lễ tân vừa tiếp khách tại quầy vừa phải nghe điện thoại, dẫn đến tình trạng nhiều cuộc gọi không được trả lời ngay.

Phản hồi từ khách hàng qua các kênh đánh giá cho thấy một phàn nàn lặp lại: phải gọi hai, ba lần mới có người bắt máy để đặt lịch, một trải nghiệm không tương xứng với chất lượng dịch vụ tại cơ sở.

Giải pháp: tổng đài AI tiếp nhận song song mọi cuộc gọi đến

Thay vì tuyển thêm một lễ tân chỉ để trực điện thoại, một giải pháp khó duy trì ổn định về chi phí lâu dài, cơ sở chuyển sang dùng tổng đài AI tiếp nhận cuộc gọi đặt lịch, tư vấn liệu trình cơ bản và chuyển cho lễ tân những ca cần tư vấn chuyên sâu.

Tiêu chíTrước triển khaiSau triển khai
Số cuộc gọi tiếp nhận đồng thời1, do một lễ tân xử lýKhông giới hạn
Tình trạng khách phải gọi lại nhiều lầnThường xuyên xảy ra giờ cao điểmGiảm rõ rệt
Vai trò của lễ tânVừa tiếp khách vừa nghe điện thoạiTập trung tiếp khách, xử lý ca cần tư vấn sâu

Cách triển khai cụ thể tại cơ sở

  1. Chuyển hướng cuộc gọi từ số hotline hiện có sang tổng đài AI, khách không cần nhớ số mới.
  2. AI tư vấn liệu trình cơ bản và kiểm tra lịch kỹ thuật viên theo thời gian thực trước khi xác nhận.
  3. Chuyển cho lễ tân khi khách có nhu cầu tư vấn chuyên sâu về tình trạng da hoặc yêu cầu đặc biệt.
“Khách hàng không quan tâm ai hay cái gì đang nghe máy. Họ chỉ quan tâm có được đặt lịch ngay trong lần gọi đầu tiên hay không.”

Kết quả ghi nhận sau triển khai

Số lượt khách phàn nàn về việc khó liên hệ đặt lịch qua điện thoại giảm rõ rệt. Lễ tân cũng cho biết công việc bớt căng thẳng hơn vì không còn phải vừa tiếp khách vừa cố gắng nghe điện thoại cùng lúc.

Xem thêm giải pháp đầy đủ cho ngành tại Thẩm mỹ & Spa hoặc tìm hiểu Tổng đài Voice AI.

Kết luận

Tham khảo bảng giá nếu cơ sở của bạn cũng đang gặp tình trạng khách khó liên hệ đặt lịch vào giờ cao điểm.