Check-in trước cần chuẩn bị những gì
Check-in trước là quá trình xác nhận và tổ chức thông tin trước ngày khách đến: thời gian dự kiến, thông tin liên hệ, nhu cầu hỗ trợ và các ghi chú được khách cung cấp. CRM khách sạn giúp các thông tin này không nằm riêng trong email, OTA, Zalo hoặc sổ bàn giao ca.
Mục tiêu không phải bắt khách điền nhiều biểu mẫu. Mục tiêu là giảm những câu hỏi lặp lại ở quầy lễ tân, giúp đội ngũ nhận ra sớm các trường hợp cần phối hợp và tạo một điểm tiếp nhận rõ ràng nếu khách thay đổi kế hoạch.
| Thông tin | Lý do xác nhận | Lưu ý vận hành |
|---|---|---|
| Thời gian đến dự kiến | Chuẩn bị ca trực và hỗ trợ phù hợp | Không cam kết check-in sớm khi chưa xác nhận |
| Kênh liên hệ | Gửi hướng dẫn đúng nơi | Tôn trọng lựa chọn nhận tin |
| Yêu cầu khách nêu | Chuyển đúng bộ phận | Không suy đoán yêu cầu ngoài dữ liệu |
| Trạng thái xử lý | Biết việc nào đã hoàn tất | Bàn giao rõ giữa các ca |
Luồng xác nhận trước ngày đến
- Gửi lời chào và thông tin đặt phòng: xác nhận khách có đúng thông tin cơ bản.
- Hỏi thời gian đến dự kiến và nhu cầu hỗ trợ: chỉ hỏi các dữ liệu cần phục vụ.
- Tạo yêu cầu có người phụ trách: trường hợp cần kiểm tra phải được gắn đúng bộ phận.
- Gửi hướng dẫn ngắn gọn: đường đi, thời gian nhận phòng hoặc đầu mối liên hệ phù hợp.
Một hồ sơ cho lễ tân và đội CSKH
Nhắn tin đa kênh giúp tập trung phản hồi từ các điểm liên hệ trực tuyến. Bee CRM giúp lưu yêu cầu, lịch sử liên hệ và trạng thái xử lý để ca trực sau nhận bàn giao đầy đủ hơn.
“Check-in thuận lợi thường được quyết định trước khi khách bước vào sảnh, từ cách khách sạn chuẩn bị thông tin và trách nhiệm xử lý.”
Kết luận
Tham khảo bảng giá để khảo sát quy trình CSKH của khách sạn hoặc tìm hiểu BEEDONI.